Auf dem Weg zur "E-Akte"

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Wo es möglich ist, soll die Papierakte im Landratsamt Ostallgäu langfristig digitalen Dokumenten weichen. Ein Mammutprojekt für die Behörde, das nach derzeitigem Stand wohl einige Jahre in Anspruch nehmen wird.

Landkreis – Aktenstapel und Papierflut: Das soll im Landratsamt Ostallgäu künftig der Vergangenheit angehören. Denn die Behörde plant, ab April ein neues Dokumentenmanagement-System einzuführen. Damit soll die interne Verwaltung von Dokumenten schrittweise auf elektronische beziehungsweise digitale Verfahren umgestellt werden. Auch für die Bürger können sich dadurch praktische Synergieeffekte ergeben.

Bei der Umstellung handele es sich allerdings um einen „hochkomplexen Prozess“, wie Susanne Kettemer, Leiterin des Fachbereichs für Verwaltungsmanagement, Personal und Bürgerservice, in der jüngsten Sitzung des Kreisausschusses betonte. Rund 1100 Einzeldienstleistungen müssten hinsichtlich der Digitalisierung überprüft und optimiert werden. 

Bis zu zehn Jahre haben die Verantwortlichen für die komplette Umstellung eingeplant. Ab April soll nun mit Unterstützung einer externen Beraterfirma ein erstes Grobkonzept erstellt werden, welches voraussichtlich im Herbst dieses Jahres vorgestellt wird. In der vergangenen Woche begrüßte der Kreistag die Erstellung des Konzepts mit einer Gegenstimme. 

Bisher werden im Landratsamt alle Dokumente in Papierform archiviert. Ziel ist es, langfristig alle Dokumente zu scannen, digital zu speichern und somit leichter zugreifbar zu machen. Hintergrund für die Entscheidung der Verwaltung ist das bayerische E-Government-Gesetz, welches seit Ende 2015 in Kraft ist. Demnach sollen staatliche Behörden ab Juli 2017 ihre Akten und Register elektronisch führen. 

Für staatliche Behörden, deren Aufgaben zum Teil auch im Landratsamt erledigt werden, ist die Umstellung laut Kettemer verpflichtend, für kommunale Aufgaben freiwillig. Ab 2022 müssen aber zum Beispiel an Gerichte gesendete Akten ausschließlich elektronisch übermittelt werden. Das bedeutet, die Einführung der sogenannten „elektronischen Akte“ komme „in großen Schritten auch auf das Landratsamt Ostallgäu zu“. Die Frage sei nur noch, wie und wann, so Kettemer. 

Klar auf der Hand lägen allerdings bereits die Vorteile des neuen Systems. So werden Aktentransporte, Kopiervorgänge und die langwierige Suche nach Dokumenten im Archiv entfallen. Außerdem werde es möglich sein, Vorgänge in verschiedenen Fachbereichen zeitgleich zu bearbeiten. Auskünfte über den Bearbeitungsstand und Dokumente sollen für Bürger so schneller verfügbar sein. „Der größte Vorteil liegt in der Zeitersparnis, außerdem werden keine Räume mehr für die Lagerung von Akten benötigt“, erklärte Kettemer. Positive Erfahrungen habe man mit den bereits bestehenden Angeboten der elektronischen Bauakte und der online-Ausweisbeantragung gemacht. Auch das Zulassungswesen ist bereits komplett digitalisiert. 

Im Kreistag gab es trotz der Betonung der Vorzüge des neuen Systems durch die Verwaltung auch kritische Stimmen: So wurden Bedenken bezüglich der Kosten geäußert, auch Datenschutz war ein Thema. Fragen nach den Kosten für das Projekt sowie die Beratung durch externe Fachfirmen konnten – zumindest im öffentlichen Teil der Sitzung – allerdings noch nicht beantwortet werden. Erst wenn das Grobkonzept stehe, könnten auch genauere Aussagen zu Inhalten, dem Budget oder eventuellen Risiken getroffen werden, so Kettemer. „Da kommt es unter anderem darauf an, ob wir Digitalisierung zentral oder dezentral durchführen oder in welcher Form mit externen Firmen zusammen gearbeitet wird“. 

Eine klare Antwort gab es aber immerhin auf die Frage, was denn bei einem Stromausfall passiere – hier soll ein Notstromaggregat Abhilfe schaffen.

von Michaela Frisch

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