Ab in die Kiste!

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Doppelt archivieren hält besser…

Landsberg – Was macht man mit den Originalen, wenn man jeden einzelnen Beleg eingescannt und elektronisch gespeichert hat? „Vernichten“, hieß es in den letzten Jahren bei der Stadt Landsberg. Der Bayerische Kommunale Prüfungsverband (BKPV) sieht das anders und hat interveniert. Jetzt habe man „Kisten angeschafft“, berichtete Kämmerer Peter Jung jetzt im Stadtrat.

Der Rechnungsprüfungsausschuss sei sich mit der Kämmerei in diesem Punkt nicht ganz einig, hatte Dieter Völkel (SPD) zuvor gesagt. Früher habe man „aus zehn bis 15 Aktenordnern geprüft“, das gebe es nicht mehr. Die Belege lagen nur noch elektronisch vor, was nicht allen Ausschussmitgliedern gefiel. Völkel: „Wir wollen, dass das aufbewahrt wird.“

Sinnvoll?

Laut Jung hat sich die unterschiedliche Auffassung zu diesem Thema inzwischen aber erledigt. „Seit 1. Januar werden alle Belege gescannt und das Papier zusätzlich in Kisten aufgehoben.“ Man müsse laut BKPV so verfahren, auch wenn der Kämmerer offenbar seine Zweifel daran hat, ob die doppelte Archivierung sinnvoll ist. „Es ist auf jeden Fall aufwendiger und wir finden jeden Beleg schneller im elektronischen System.“ Ohnehin verfüge man über ein „revisionssicheres System“, die eingescannten Dokumente würden bis auf wenige Ausnahmen rechtlich „wie Originale behandelt“.

Ein unendliches Anwachsen der Papierberge ist trotz neuer Kisten in der Verwaltung nicht zu befürchten. Nach Maßgabe des KBPV sind die Belege nur so lange aufzubewahren, bis sie vom örtlichen Ausschuss geprüft worden sind. Dann heißt es wieder: „vernichten“.

Christoph Kruse

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