"e-Akte" soll Papierflut ersetzen

Bürgerauskünfte wird es auch in Zukunft in Papierform geben, das schreibt das Auskunftsrecht auf Akteneinsicht vor. Nur, dass man diese Dokumente dann einfach nach Bedarf ausdrucken kann. Foto: Puls

Keine Papierberge mehr, Schluss mit unzähligen Ordnern und Büroschränken. Das vertraute Bild von Amtsstuben, in denen Mitarbeiter hinter meterhohen Stapeln von Unterlagen sitzen, könnte bald der Vergangenheit angehören. Das Zauberwort heißt e-Akte. Der Landkreis Starnberg möchte die elektronische Variante des klassischen Leitzordners einführen.

„Schneller, zuverlässiger und gut für unsere Bürger“, warb Vize-Landrat Albert Luppart (Freie Wähler) im Kreisausschuss für die elektronische Akte. Nicht nur, dass die Kreisbehörde schneller Auskünfte erteilen könne, weil sich die Such- und Arbeitszeiten verringerten, so Luppart weiter, der Landkreis käme auch seinem Klimaziel einen Schritt näher. Bis zu 50 Prozent Papier könnte eingespart, auch müssten nicht immer wieder neue Lagermöglichkeiten für Akten geschaffen werden. Während die Nachbarn in Bad Tölz-Wolfratshausen sich bereits zu diesem Schritt entschieden haben, ist der Freistaat dagegen, zumindest teilweise, wieder zurück zum Papier. Nicht mehr wegzudenken ist das deutschlandweite elektronische Waffenregister. Und auch im Landratsamt ist in drei Fachbereichen – Bürgerservice, Umweltschutz sowie KFZ- und Bootszulassung – eine Rückkehr von der elektronischen Akte zur Papierform nicht mehr vorstellbar. Eine von der Kreisverwaltung im vergangenen Jahr durchgeführte Untersuchung der Kommunikations- wege vom Bürger zum Landratsamt und umgekehrt ergab, dass bereits heute in mehr als 45 Prozent der Verfahren die elektronischen Kommunikationskanäle genutzt werden. Darüber hinaus erreichen ein Viertel der aktenrelevanten Informationen die Starnberger Behörde über Telefonate, deren direkte Dokumentation in der e-Akte deutlich weniger Arbeit bereiten würde. Bis der Geschäftsverkehr ausschließlich über die e-Akte abgewickelt werden kann, wird noch – ähnlich wie bei EDV-Einführung – noch einige Zeit vergehen. Das Problem dabei sind – wie beim Freistaat – die unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Denn noch längst nicht alle 14 Rathäuser im Landkreis sind elektronisch auf dem gleichen Stand. Außerdem ist die Einbindung des digitalen Schriftstücks in die – heute noch – vorherrschende Papierakte nicht immer und überall gewährleistet. Und die digitale Signatur muss, ähnlich wie bei den Banken, erst noch eingeführt werden. Es müssen also noch einige Hürden überwunden werden. Trotzdem, im Kreisausschuss herrschte die einhellige Meinung vor, mit der Einführung der e-Akte unverzüglich zu beginnen. Als mögliche Kosten kommen auf das Landkreissäckl 823.000 Euro zu. „Das wird eines der wichtigsten Projekte der nächsten Jahre“, prophezeite Kreis-CSU-Sprecher Harald Schwab. In der Wirtschaft habe das papierlose Büro schon längst Einzug gehalten, es werde also Zeit, dass die öffentlichen Institutionen nachzögen, so Schwab weiter. Auch Ekkehard Bülow (SPD) erhofft sich „beschleunigte Arbeitsabläufe“, warnte aber gleichzeitig davor, sich der Illusion hinzugeben, in Zukunft ganz auf Papier verzichten zu können: „Das sind Träume, die wir gar nicht erst träumen sollten.“ Für den Grünen-Fraktionschef Florian Duday stand fest, dass es in der Übergangszeit eher zu einer Mehrbelastung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Landratsamt kommen werde. „Wir werden dann die Akten doppelt haben – elektronisch und auf Papier“, so Duday. Mit dem Thema Sicherheit beschäftigte sich Georg Zankl (CSU). „Wie können wir den Datenschutz gewährleisten, wie können wir verhindern, dass niemand von Außen in unsere Datenbank eindringt?“ Worauf Albert Luppart aus dem Stehgreif auch keine Antwort parat hatte: „Nur soviel, wir werden ständig an unserer Firewall arbeiten müssen“.

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