Digitalisiert und flexibel

Nach Expertenberatung – Stadtrat beschließt Optimierung des Bauhofs

Füssen – Die Abläufe im städtischen Bauhof sollen optimiert werden. Der Stadtrat beauftragte in seiner jüngsten Sitzung die Verwaltung, Änderungen und Ansätze zur Verbesserung der Organisation aufzuarbeiten und Schritt für Schritt unter Beteiligung des Personalrates umzusetzen.

Die Grundlage dafür sind die Ergebnisse einer Analyse der Abläufe, die das Unternehmen Kommunal-Beratung Kurz (KBK) vorgenommen hat.

Bereits in der jüngsten Sitzung des Haupt-, Finanz-, Sozial- und Kulturausschusses hatte die Verwaltung die bisherigen Ergebnisse der Organisationsuntersuchung für den städtischen Bauhof hinter verschlossenen Türen vorgestellt. Für den Stadtrat galt es nun, diese zu billigen und die weitere Prüfungen zu genehmigen.

„Intensive Gespräche“

Dazu erläuterte Alexander Beil, Diplom-Betriebswirt und Geschäftsführer der KBK, die Ergebnisse seiner Untersuchungen. Die Arbeitsschwerpunkte des Bauhofs, so der Experte, liegen beim Tiefbau, der Gärtnerei und den städtischen Gebäuden bzw. Grundstücken. Mit den Mitarbeitern habe KBK „sehr intensive Gespräche“ geführt, die „teilweise eine dreiviertel Stunde und länger“ dauerten, berichtete Beil. Was dabei auffiel und Beils Expertise nach unvorteilhaft ist, ist die Aufteilung und somit Trennung der Arbeitsfelder und ihrer Verwaltung in drei einzelnen Bereiche. 

Auch sollten die Außenstellen des Bauhofs und ihre Mitarbeiter besser integriert werden. Außerdem sollte die Zuordnung im Rathaus zu nur einem Amt erfolgen und in eine Organisationseinheit zusammengefasst werden. Derzeit liege diese bei zwei verschiedenen Ämtern. Die Vorteile einer einfachen Zuordnung seien, dass es einen Ansprechpartner für den Bauhof im Rathaus gäbe, personelle und materielle Ressourcen besser genutzt werden könnten und effizienter gearbeitet werde. Auch die Kompetenzen des Bauhofleiters müssen zukünftig klar definiert werden, sagte der Berater.

Digitalisiert

Grundlegend für eine Verbesserung sei ein digitalisierter Work-flow. So könnten Aufträge direkt priorisiert und vergeben, die Fahrzeuge gezielt besetzt und das Personal räumlich und zeitlich exakt dort eingeteilt werden, wo es gerade benötigt wird. Kurz gesagt: Ein digitaler Auftragseingang verbessere die Auftrags-, Personal- und Fahrzeugplanung, sei ökonomischer und spare somit Kosten ein.

Auch das eingesetzte Streusalz sollte Beils Vorschlag nach elektronisch erfasst werden. Ein digitales Streubuch notiere Wegstrecken und die Salzmenge automatisch und exakt. Dies sei bisher handschriftlich festgehalten worden und „birgt ein hohes Fehlerpotenzial“, weiß der Experte.

Bürgermeister Maximilian Eichstetter (CSU) berichtete, dass der Stadt bereits zwei Bauhofsoftware-Angebote vorliegen, ein weiteres noch folge. Wie die tatsächliche Ausstattung (Smartphones, Sim-Karten oder Wlan oder andere) letztlich aussehe, sei noch Teil der Planung. Er könne sich aber den „Work-flow über ein Ticketsystem vorstellen“. Aufträge würden somit zentral geschrieben und verteilt – inklusive Mitarbeiter, Fahrzeuge und Material, sagte der Bürgermeister.

Flexibilität

„Jeder sollte überall eingesetzt werden können!“, warb der Berater außerdem für einen flexiblen Einsatz der Bauhof-Mitarbeiter nach Bedarf, insbesondere im Winterdienst. Auch bei den aufwändigen und wetterabhängigen Mäharbeiten wäre das deutlich von Vorteil. Der Ausbildungsstand der Mitarbeiter sei gut ausgewogen. „Es ist ein guter Mix und es sind gute Qualifikationen an Bord“, bewertete Beil das Team. Die organisatorischen Änderungen würden bewirken, dass Mitarbeiter für Arbeiten eingesetzt werden können, die bisher durch unterschiedliche Zuständigkeiten blockiert waren. Fünf Mitarbeiter, was etwa elf Prozent entspricht, haben keine bauhofspezifische Ausbildung. Das sei ein guter Wert. 

Arbeitszeitkonten und Pausenkorridore

Die Angestellten hätten motiviert an den Befragungen teilgenommen und gute Anregungen eingebracht. Dabei sei auch das Thema Pausenzeiten zur Sprache gekommen. Diese seien zu starr, so das Fazit. Statt fester Zeiten schlug Beil einen „Pausenkorridore“ vor. Außerdem regte er eine Einführung von Arbeitszeitkonten mit Ampelphasen an, um Überstunden besser zu erfassen und zu managen. Arbeitsbeginn und Arbeitsende bedürften einer Optimierung und sollte nach Bedarf angepasst werden können. So könnte eine „Schlechtwetterregelung“ ebenfalls dabei helfen, Überstunden abzubauen. Das Personal sollte dabei nicht weiter reduziert werden.

Weiter machte Beil Vorschläge zu den Räumen und dem Fuhrpark. Zwei Werkstätten sollten modernisiert werden, die Malerwerkstatt aus dem Rathaus in den Bauhof umziehen und zusätzliche Umkleiden geschaffen werden. Mit der Einführung eines sogenannten Hakenabrollkippsystem des Lkw wäre das Fahrzeug flexibler einsetzbar und die Standzeiten würden reduziert, da sich die Ladefläche abstellen ließe. Alle Winterfahrzeuge sollten außerdem mit Räum- und Streuvorrichtungen ausgestattet werden. Als weiteres Beispiel nannte Beil die „Müllrunde“. Diese sollte auf zwei Fahrzeuge geteilt und in zwei Touren absolviert werden.

Mit der einstimmig erfolgten Zustimmung des Stadtrats können nun die Maßnahmen schrittweise umgesetzt und in Teilschritten in die Wege geleitet werden.

Selma Höfer

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