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Worauf Vereine bei der neuen Datenschutz-Grundverordnung achten sollten

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Hans M. Beinlich steht Vereinen und deren Vorständen mit Rat zur Seite, selbstverständlich auch bei Fragen des Daten- schutz.

Region – Seit mehreren Wochen sorgt ein Thema bei allen, vom Großunternehmen bis hin zum kleinen Verein, für einigen Wirbel: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gerade Vereine – eigentliches Ziel der Verordnung sind größere Unternehmen bzw. Konzerne – stehen vor der herausfordernden Aufgabe, einen umfassenden Rechtstext umzusetzen, der ein mehr an Bürokratie bedeutet und Unschärfen enthält.

Welche Größe ein Verein hat und ob fest angestellte Mitarbeiter oder ehrenamtlich Tätige sich um die Vereinsangelegenheiten kümmern, spielt keine Rolle, alle müssen die DSGVO umsetzen. Welche Brisanz die Thematik hat, zeigte sich vor kurzem bei einem Seminar für Führungskräfte zum Thema Datenschutz, dass Sport- und Vereinsberater Hans M. Beinlich in Peißenberg anbot. Über 40 Verantwortliche aus Vereinen in der Region waren gekommen. Inhaltlich würde sich gar nicht so viel zur bereits bestehenden Bundesdatenschutzverordnung ändern, erklärt Beinlich den Anwesenden gleich zu Beginn. Aber ein paar, vor allem formelle Änderungen, sind wichtig und müssen unbedingt beachtet werden. Dazu zählt die verstärkte Dokumentationspflicht für die Vereine, die Meldepflicht bei Datenverlust und dass Mitarbeiter bzw. Mitglieder, die mit persönlichen Daten umgehen, auf das Datengeheimnis verpflichtet werden müssen. Doch allein der Punkt der Dokumentationspflicht betrifft einige Bereiche wie: Welche Daten liegen über Personen vor und wer verarbeitet sie zu welchem Zweck? Wenn Daten verloren gingen, welche waren das, wurde dies gemeldet oder nicht – das Vorgehen ist ebenfalls zu begründen. Zu beachten ist auch folgendes: Droht dem Verein eine Abmahnung wegen eines Rechtsverstoßes, liegt die Beweislast (das also kein Verstoß begangen wurde) beim Verein selbst. Eine gute, lückenlose Dokumentation ist also wichtiger denn je. Auch die Frage nach einem Datenschutzbeauftragten (DSB) spricht Beinlich an. Ein solcher muss eingesetzt werden, wenn mehr als zehn Personen im Verein regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten.

Immer wieder kommen Nachfragen von Teilnehmern oder lösen einzelne Punkte auch mal eine kurze Diskussion aus. Dazu gehören Themen wie Fotos, die Übermittlung von Daten an Dach- oder Fachverbände, welche Daten/Fotos wo und wie veröffentlicht werden können und ob es extra Einwilligungen der Betroffenen braucht. Wo immer möglich, gibt Experte Beinlich die Antworten. Er stellt aber auch klar, dass ein oder zwei Formulierungen in der DSGVO Spielräume für Interpretationen lassen. In diesen Fällen, so seine Einschätzung, wird die Zeit und die Entscheidungen von Gerichten zeigen, welche Interpretation als praktisch bindend angesehen wird. Beinlich hofft, dass die Thematik für Vereine „weniger wild wird, als es derzeit scheint“. Darüber hinaus vermutet er, dass kleinere Vereine weniger im Fokus stehen oder Probleme bekommen werden. Dennoch gibt er den wichtigen Rat: „Jeder Verein sollte sich mit der DSGVO auseinandersetzten“. Ganz gleich, ob es ein großer oder kleiner Verein ist, die Verordnung muss überprüfbar umgesetzt werden.

von Melanie Wießmeyer

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